U bezorgt de aanvraag tot goedkeuring van het technisch-financieel plan en tot verkrijgen van een definitief principieel akkoord PPS (onrechtstreekse bijdrage) (auto)financiering uitsluitend in een digitale versie aan het VIPA. Enkel de plannen bezorgt u ook in papieren versie en in tweevoud aan het VIPA.

Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven na elk document. De naam van de voorziening wordt steeds vermeld in de naamgeving van het bestand. Alle bestanden worden aangeleverd in pdf- of word-formaat, tenzij anders vermeld.

De aanvraag voor goedkeuring technisch-financieel plan en definitief principieel akkoord PPS prefinanciering bevat:

Wat Naam document - opslaan als Meer info
De ondertekende notulen met de beslissing tot aanvraag 1. Formele aanvraag_Naam voorziening.pdf Formele aanvraag voor de goedkeuring van de technisch-financiële aspecten van het masterplan en tot het verkrijgen van een principieel akkoord voor een project uit dat masterplan.
De ondertekende notulen van de vergadering van de bevoegde organen van de aanvrager met de beslissing om het technische en financiële aspect van het masterplan en het betreffende project goed te keuren en in te dienen.
De nodige bescheiden en statuten 2. Statuten_Naam voorziening.pdf De nodige bescheiden en statuten waaruit blijkt dat de aanvrager voor zijn vorm van rechtspersoonlijkheid in aanmerking komt voor de erkenning in zijn sector.
De nodige bescheiden, statuten of documenten waaruit blijkt dat de aanvrager een rechtspersoon is die geen materiële winst nastreeft.
De eventuele wijzigingen aan het technisch-financieel plan 3. Wijzigingen technisch_Naam voorziening.pdf  
De eventuele wijzigingen aan het financieel plan 4. Wijzigingen financieel_Naam voorziening.pdf  
Een kopie van de notariële akte 5. Notariële akte_Naam voorziening.pdf' Een kopie van de authentieke akte waaruit blijkt dat de aanvrager over een zakelijk recht beschikt op de grond waarop het project, waarvoor de aanvraag voor een investeringssubsidie wordt gedaan, zal worden gerealiseerd.
Bij een project verbouwing volstaat een genotsrecht (gebruiksovereenkomst, terbeschikkingstellingsovereenkomst, ...) op het te verbouwen gebouw en volstaat desgevallend een kopie van het door alle partijen ondertekend onderhands contract.
Dit zakelijk recht of desgevallend genotsrecht mag - wat de onroerende goederen betreft niet kunnen eindigen binnen de 25 jaar na de ingebruikname van het project.
OF
Als de aanvraag betrekking heeft op een aankoop met of zonder (enkel mogelijk voor een lokaal dienstencentrum) verbouwingen is een kopie van de door de verkoper(s) ondertekende verkoopbelofte of een door alle partijen ondertekend compromis met opschortende voorwaarden vereist.
 
Het advies van de bevoegde brandweerdienst of een verslag van de bespreking 6. Brandweeradvies_Naam voorziening.pdf Een advies van de bevoegde brandweerdienst
OF
Een verslag van de bespreking met de bevoegde brandweerdienst, dat door de initiatiefnemer werd ondertekend en dat ter kennisgeving werd bezorgd aan de bevoegde brandweerdienst.
De plannen schaal 1/100: zowel in 2-voud op te sturen naar het VIPA als digitaal te bezorgen 7. Plannen_Naam voorziening.pdf De plannen op schaal 1/100, met vermelding van eventuele uitbreiding in toekomstige projecten.
De conceptnota 8. Conceptnota_Naam voorziening.pdf Een verslag van de aanvrager over de gedetailleerde conceptnota over functionele, bouwfysische en bouwtechnische opvattingen, met vermelding van eventuele wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke conceptnota.​
Een verslag over gevolg werkvergaderingen en aanbevelingen van de agentschappen 9. Verslag gevolg aanbevelingen_Naam voorziening.pdf  
De bouwkosten van het project 10. Bouwkosten_Naam voorziening.xls  
De oppervlakteberekening van het project 11. Oppervlakte-berekening_Naam voorziening.xls De oppervlakteberekening van het project met per vestigingsplaats een opdelin- huidige oppervlakte; Behouden oppervlakte (excl. verbouwde oppervlakte); Oppervlakte verbouwing; Oppervlakte uitbreiding of nieuwbouw; Oppervlakte na realisatie masterplan.
In voorkomend geval, een verwijzing naar een bodemattest 12. Bodemattest_Naam voorziening.pdf In voorkomend geval een bodemattest overeenkomstig de regelgeving betreffende de bodemsanering (in geval van aankoop).
Een initieel programma van eisen 13. Initieel programma eisen_ Naam voorziening.pdf Een initieel programma van eisen inzake comfort en gebruik van energie, water en materialen.
Dit is een basisdocument waarin projectgebonden doelstellingen en prestatie-eisen op het vlak van comfort en gebruik van energie, water en materialen worden bepaald. Per type van lokaal worden de objectief evalueerbare comfortgrenswaarden en specifieke technische eisen vermeld.
Een ingevulde afvinklijst duurzaam bouwen 14. Afvinklijst duurzaam bouwen_Naam voorziening.doc  
Een akkoordbrief initieel programma van eisen en coördinator 15. Akkoordbrief duurzaam bouwen_Naam voorziening.pdf  
Het gunningsverslag tot aanduiding van de opdrachtnemer 16. Gunningsverslag_Naam voorziening.pdf Het gunningsverslag tot aanduiding van de opdrachtnemer, alsmede een ondertekende overeenkomst tussen de aanvrager en de opdrachtnemer tot realisatie van het project, met inbegrip van de opgave van de jaarlijkse beschikbaarheidsvergoeding en de termijn gedurende dewelke deze zal verschuldigd zijn en met inbegrip van een bepaling dat de gebruikstoelage die verplicht zal worden gebruikt voor de betaling van de beschikbaarheids-vergoeding door de aanvrager.
Controle van de verwantschapsband 17. Controle verwantschapsband_Naam voorziening.pdf  
Eigen beoordeling op basis van evaluatiecriteria technisch-financieel plan 18. Zelfevaluatie_Naam voorziening.pdf