U bezorgt de aanvraag tot goedkeuring van het technisch-financieel plan en tot verkrijgen van een principieel akkoord uitsluitend in een digitale versie aan het VIPA. Enkel de plannen bezorgt u ook in papieren versie en in tweevoud aan het VIPA.

Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven na elk document. De naam van de voorziening wordt steeds vermeld in de naamgeving van het bestand. Alle bestanden worden aangeleverd in pdf- of word-formaat, tenzij anders vermeld.

De aanvraag voor goedkeuring technisch-financieel plan en het verkrijgen van een principieel akkoord bevat:

Wat Naam document - opslaan als Meer info
Identificatieformulier en omschrijving van het project 1. Identificatie-formulier_Naam voorziening.pdf  
De ondertekende notulen met de beslissing tot aanvraag 2. Formele aanvraag_Naam voorziening.pdf Formele aanvraag voor de goedkeuring van de technisch-financiële aspecten van het masterplan en tot het verkrijgen van een principieel akkoord voor een project uit dat masterplan.
De ondertekende notulen van de vergadering van de bevoegde organen van de aanvrager met de beslissing om het technische en financiële aspect van het masterplan en het betreffende project goed te keuren en in te dienen.
De nodige bescheiden en statuten 3. Statuten_Naam voorziening.pdf  
De verwijzing naar goedgekeurd zorgstrategisch plan 4. Zorgstrategie_Naam voorziening.pdf Een (verwijzing naar een) document waaruit blijkt dat het masterplan kan uitgevoerd worden volgens de bepalingen van artikel 11, § 1, van het decreet van 23 februari 1994 inzake de infrastructuur voor persoonsgebonden aangelegenheden (kopie erkennings- of vergunningsbesluit).
Een verklaring op erewoord 20 jaarregel 5. Verklaring op erewoord 20 jaar_Naam voorziening.pdf Een verklaring op erewoord, waarin de initiatiefnemer bevestigt dat er de voorbije 20 jaar geen investeringssubsidies werden verkregen voor de infrastructuur (dezelfde m²) die het voorwerp uitmaakt van het project waarvoor nu een investeringssubsidie wordt gevraagd.
Er kan in een periode van 20 jaar na de ingebruikname van een door het Fonds of zijn rechtsvoorganger gesubsidieerde investering van nieuwbouw, van uitbreiding, van aankoop met verbouwing of van verbouwing, geen investeringssubsidie worden verkregen voor hetzelfde deel van de geplande infrastructuur zoals omschreven in het masterplan, ongeacht de sector van de persoonsgebonden aangelegenheden waarin de subsidie is verkregen. Enkel als een verbouwing noodzakelijk wordt wegens gewijzigde regelgeving of wegens gewijzigde en opgelegde veiligheidsvoorschriften, kan binnen die periode een investeringssubsidie voor verbouwing worden verkregen.
Een beschrijving van de huidige infrastructuur 6. Huidige infrastructuur_Naam voorziening.pdf Een beschrijving van de bestaande infrastructuur, met bijzondere aandacht voor het historische en architectonische belang, de leeftijd, functionaliteit, gebruiksintensiteit, leefbaarheid en energie-efficiëntie. De voor- en nadelen worden eventueel geïllustreerd met foto's en schetsen van de huidige infrastructuur met als doel de nood aan het huidige project aan te tonen.
Een beschrijving van de toekomstige infrastructuur 7. Toekomstige infrastructuur_Naam voorziening.pdf Een beschrijving aan de hand van het door de minister goedgekeurde zorgstrategische plan, van alle investeringen die de aanvrager in de komende tien jaar wil doen, met omschrijving van: de doelgroep; de geplande capaciteit per onderdeel; de fasering; geplande uitvoeringstermijnen met kostenraming
Een financieel plan, bestaande uit de balans, de exploitatie-rekening en de winst- en verliesrekening 8. Financieel plan_Naam voorziening.xls Een financieel plan voor de bedoelde investeringen, waarin de invloed van de beoogde investeringen op de resultatenrekening en de balans aangegeven wordt en de financiële draagkracht van de voorziening ten aanzien van de investeringslasten aangetoond wordt: een met realistische cijfers onderbouwde projectie van de financiering van de geplande investeringen waarin eigen middelen, investeringssubsidies, leningen, afschrijvingen, inkomsten en uitgaven worden verwerkt en een raming wordt gemaakt van de exploitatieresultaten, gedetailleerd voor het project, vergezeld van de balans, de exploitatierekening en de winst- en verliesrekening.
Aangevuld met een begeleidende nota waarin de belangrijkste parameters en aannames van het financieel plan worden verklaard 8b. NotaFinancieel plan_Naam voorziening.pdf  
Een kopie van de notariële akte 9. Notariële akte_Naam voorziening.pdf' Een kopie van de authentieke akte waaruit blijkt dat de aanvrager over een zakelijk recht beschikt op de grond waarop het project, waarvoor de aanvraag voor een investeringssubsidie wordt gedaan, zal worden gerealiseerd.
Bij een project verbouwing volstaat een genotsrecht (gebruiksovereenkomst, terbeschikkingstellingsovereenkomst, ...) op het te verbouwen gebouw en volstaat desgevallend een kopie van het door alle partijen ondertekend onderhands contract.
Dit zakelijk recht of desgevallend genotsrecht mag - wat de onroerende goederen betreft niet kunnen eindigen binnen de 25 jaar na de ingebruikname van het project.
OF
Als de aanvraag betrekking heeft op een aankoop met of zonder (enkel mogelijk voor een lokaal dienstencentrum) verbouwingen is een kopie van de door de verkoper(s) ondertekende verkoopbelofte of een door alle partijen ondertekend compromis met opschortende voorwaarden vereist.
 
Het advies van de bevoegde brandweerdienst of een verslag van de bespreking 10. Brandweeradvies_Naam voorziening.pdf Een advies van de bevoegde brandweerdienst
OF
Een verslag van de bespreking met de bevoegde brandweerdienst, dat door de initiatiefnemer werd ondertekend en dat ter kennisgeving werd bezorgd aan de bevoegde brandweerdienst.
De plannen op schaal 1/100: zowel in 2-voud op te sturen naar het VIPA als digitaal te bezorgen 11. Plannen_Naam voorziening.pdf De plannen op schaal 1/100, met vermelding van eventuele uitbreiding in toekomstige projecten.
De conceptnota 12. Conceptnota_Naam voorziening.pdf Een verslag van de aanvrager over de gedetailleerde conceptnota over functionele, bouwfysische en bouwtechnische opvattingen, met vermelding van eventuele wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke conceptnota.​
Een verslag over gevolg werkvergaderingen en aanbevelingen 13. Verslag gevolg aanbevelingen_Naam voorziening.pdf  
De raming van het project 14. Raming_Naam voorziening.xls Een gedetailleerde raming van het project met minstens een opsplitsing per projectfase (1. ruwbouw, 2. technische uitrusting, 3. afwerking en 4. eerste uitrusting en meubilering).
De oppervlakteberekening van het project 15. Oppervlakte_berekening_Naam voorziening.xls De oppervlakteberekening van het project met per vestigingsplaats een opdeling: Huidige oppervlakte; Behouden oppervlakte (excl. verbouwde oppervlakte); Oppervlakte verbouwing; Oppervlakte uitbreiding of nieuwbouw; Oppervlakte na realisatie masterplan
In voorkomend geval, een verwijzing naar een bodemattest 16. Bodemattest_Naam voorziening.pdf In voorkomend geval een bodemattest overeenkomstig de regelgeving betreffende de bodemsanering (in geval van aankoop).
Een initieel programma van eisen 17. Initieel programma eisen_ Naam voorziening.pdf Een initieel programma van eisen inzake comfort en gebruik van energie, water en materialen.
Dit is een basisdocument waarin projectgebonden doelstellingen en prestatie-eisen op het vlak van comfort en gebruik van energie, water en materialen worden bepaald. Per type van lokaal worden de objectief evalueerbare comfortgrenswaarden en specifieke technische eisen vermeld.
Een ingevulde afvinklijst duurzaam bouwen 18. Afvinklijst duurzaam bouwen_Naam voorziening.doc  
Een akkoordbrief initieel programma van eisen en coördinator 19. Akkoordbrief duurzaam bouwen_Naam voorziening.pdf  
Een ondertekende verklaring integratie kunstwerk 20. Integratie kunstwerk_Naam voorziening.pdf  
Controle van de verwantschapsband 21. Controle verwantschapsband_Naam voorziening.pdf  
Eigen beoordeling op basis van evaluatiecriteria technisch-financieel plan 22. Zelfevaluatie_Naam voorziening.pdf