Een CAW (centrum voor algemeen welzijnswerk) moet vóór 1 mei een inhoudelijk en financieel verslag over het voorbije werkingsjaar (=werkingsjaar X) indienen. Deze verslagen moeten elektronisch worden ingediend via mail naar caw.zorg@vlaanderen.be.
Hieronder vindt u de richtlijnen en de formulieren die hiervoor gebruikt worden.
Inhoudelijk verslag
Het inhoudelijk verslag omvat een rapportering over de wijze waarop het CAW invulling geeft aan het hulp- en dienstverleningsaanbod aan de hand van onder meer de resultaatgerichte indicatoren en gerichte beleidssignalen. Voor de gerealiseerde preventieprojecten moet een afzonderlijke projectfiche worden aangeleverd. U gebruikt hiervoor volgende modellen:
Financieel verslag
Voor de CAW zijn de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en het Koninklijk Besluit tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (KB WVV) voor het eerst van toepassing op 1 januari 2020 voor boekjaar met afsluitingsdatum 31 december 2020. Tenzij werd gekozen voor een “opt-in”, mits een statutenwijziging dan zijn de bepalingen reeds toe te passen vóór 1 januari 2020, maar ten vroegste op 1 mei 2019. Voor wat betreft de neerlegging van de jaarrekening verwijs ik naar het advies van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN-advies) nummer 2020/01 . Elk CAW is verplicht de boekhoudverplichtingen te volgen uit het KB van 21 oktober 2018 tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 uit van het Wetboek van economisch recht (WER).
Daarnaast geldt enerzijds de sectorale regelgeving (decreet van 8 mei 2009 betreffende het algemeen welzijnswerk en het besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2013 betreffende het algemeen welzijnswerk).
Anderzijds geldt ook het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Op 29 november 2013 werd dit besluit gewijzigd met onder meer de verplichting om ook de facultatieve codes in de jaarrekening in te vullen. Dit besluit wordt uitgevoerd door het ministerieel besluit van 23 februari 2006 houdende de uitvoering voor de centra voor algemeen welzijnswerk van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.
De jaarrekening
Het CAW moet een jaarrekening indienen over het boekjaar van het werkingsjaar X volgens het verkort model (grote verenigingen) of volgens het volledig model (zeer grote verenigingen) zoals neer te leggen bij de Nationale Bank. Deze jaarrekening is goedgekeurd door de Algemene Vergadering en ondertekend door de gemandateerde vertegenwoordigers van de vzw.
Het is verplicht om in de jaarrekening die wordt neergelegd bij de Nationale Bank alle codes in te vullen, ook diegene die facultatief zijn (codes 70/74, 73, 60/61).
Een jaarrekening bestaat uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting. Ook de sociale balans moet worden ingediend bij de jaarrekening.
Ieder CAW moet een commissaris aanstellen die lid is van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren. De commissaris moet de controle uitvoeren op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid ten aanzien van de wet en de statuten, alsmede op de verrichtingen die moeten worden verwerkt in de jaarrekening. Het verslag van de commissaris moet worden toegevoegd.
De resultatenrekening per activiteitencentrum
Volgens artikel 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 betreffende de boekhouding en het financieel verslag voor de voorzieningen in bepaalde sectoren van het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin omvat het financieel verslag van voorzieningen met een vzw-statuut ook een resultatenrekening uitgesplitst per activiteitencentrum. Het opmaken en indienen van een financieel verslag is nu ook een erkennings- en subsidiëringsvoorwaarde.
In artikel 1 van dit besluit wordt een activiteitencentrum gedefinieerd als elke entiteit die als dusdanig erkend of gesubsidieerd is en elke activiteit waarvoor aan de overheid een afzonderlijk financieel verslag moet worden bezorgd. Een voorbeeld hiervan is de werking die erkend is door de Vlaamse Overheid of de werking met projectsubsidies van een provinciaal of lokaal bestuur.
De subsidie moet dus verleend worden met een verschillende doelstelling. Bij werkingssubsidies van een gemeente is er dikwijls geen verschillende doelstelling en is dan ook geen aparte activiteitencentrum vereist. De subsidies en kosten die ermee samenhangen, mogen dan ook bij het activiteitencentrum Vlaamse Overheid worden gevoegd.
De tussenkomst in het kader van de Sociale Maribel, de tussenkomst van de VDAB voor de tewerkstelling van personen met een handicap of subsidies voor andere tewerkstellingsstatuten en de personeelskosten die hiermee zijn gefinancierd, worden vermeld bij het activiteitencentrum waar ze bij horen.
Zijn deze subsidies en bijdrageverminderingen niet gelinkt aan een bepaalde project- of werkingssubsidie, dan mogen ze samen met de kosten vermeld worden bij het activiteitencentrum Vlaamse Overheid. Wordt echter een bepaald tewerkstellingsstatuut ingezet in het kader van een projectsubsidie die apart moet worden afgerekend of waarvoor personeelsinzet verplicht is, dan horen de opbrengsten en kosten bij het activiteitencentrum van deze subsidie.
Bij een activiteitencentrum moeten alle opbrengsten (naast subsidies ook giften en andere opbrengsten) en alle kosten die samenhangen met die werking worden opgenomen in de deelafrekening per activiteitencentrum. Dit betekent dat alle werkingsopbrengsten en werkingskosten moeten verdeeld worden over de verschillende activiteitencentra. Voor de werkingskosten kunnen dit de werkelijke kosten zijn, indien de kosten van het activiteitencentrum analytisch geboekt zijn. Als dit niet het geval is, moet een verdeelsleutel gebruikt worden. De toegepaste verdeelsleutel(s) moet(en) in de verplichte bijlage bij de resultatenrekening per activiteitencentrum worden toegelicht (onderaan bijlage 2). Naar verhouding moeten wel alle kosten worden toegerekend. Het volstaat niet om bijvoorbeeld alleen de toewijsbare reiskosten van de personeelsleden op te nemen omdat deze gemakkelijk toe te rekenen zijn. Alle werkingskosten moeten verdeeld worden. Deze verdeling, volgens reële kosten of verhoudingsgewijs, moet ook worden toegepast op de afschrijvingen. De financiële en uitzonderlijke kosten en opbrengsten moeten worden toegekend aan het activiteitencentrum waarop ze betrekking hebben. Indien alle kosten en opbrengsten van de totale vzw volledig verdeeld zijn over de verschillende activiteitencentra zal het resultaat van de kolom ‘controle’ op de bijlage 1 nul bedragen.
In de verplichte aparte bijlage bij de resultatenrekening per activiteitencentrum moet ook de totale brutoloonkost van de met de enveloppe gesubsidieerde personeelsleden worden vermeld. De brutoloonkost AWW bekomt men door het schema bovenaan de bijlage 2 in te vullen.
Het is verplicht om voor de volgende subsidies een apart activiteitencentrum op te nemen:
- Subsidie-enveloppe;
- Subsidie voor sociaal tolken;
- Subsidie voor schuldhulpverlening;
- Subsidie voor de organisatieondersteuners in het kader van de hulp- en dienstverlening aan gedetineerden.
De begroting
Ieder CAW moet een begroting voor het werkingsjaar X+1 indienen zowel voor de totale vzw als voor het activiteitencentrum ‘Vlaamse overheid’. De administratie heeft hiervoor een model opgemaakt (bijlage 3).
Indien de kosten in de begroting sneller stijgen dan de opbrengsten, dan moet het CAW daarover toelichting geven.
Aandachtspunten bij de opmaak van het financieel jaarverslag
- Het is verplicht om in de jaarrekening die wordt neergelegd bij de Nationale Bank alle codes in te vullen, ook diegene die facultatief zijn (codes 70/74, 73, 60/61).
- Alle documenten van het financieel jaarverslag (inclusief de sociale balans) moeten worden ingediend in euro en niet in duizend euro.
- De administratie vraagt om op de sociale balans de inlichtingen over de opleidingen voor de werknemers tijdens het boekjaar in te vullen.
- Op de resultatenrekening per activiteitencentrum en de begroting moet boven iedere kolom het aantal VTE worden ingevuld. (zie bijlage 1 en bijlage 2).
- Op de resultatenrekening per activiteitencentrum moet in de eerste kolom steeds de resultatenrekening van de totale vzw worden vermeld.
- Wij vragen u om op iedere bijlage de naam van het CAW te vermelden.
Samenvatting
Het financieel jaarverslag X van het CAW moet dus bestaan uit:
- een jaarrekening over het boekjaar X;
- het verslag van de commissaris;
- de resultatenrekening, uitgesplitst per activiteitencentrum (bijlage 1);
- een bijlage met de brutoloonkost AWW en een toelichting bij de resultatenrekening per activiteitencentrum (bijlage 2) met uitleg over de verdeling (verdeelsleutels of werkelijke kosten) van de kosten en opbrengsten over de verschillende activiteitencentra;
- de begroting over het boekjaar X+1 met eventuele toelichting (bijlage 3);
- een detail van de 73-rekeningen (bijlage 4);
- het fiscale attest van het sociaal secretariaat over het jaar X.
U vindt alle bijlagen hier terug.
Hier vindt u de presentatie over de richtlijnen.