Algemeen beleid op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming

Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. In deze verklaring vindt u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van:

DEPARTEMENT Welzijn, Volksgezondheid en Gezin
Koning Albert II-laan 35 bus 30, 1030 Brussel

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG) verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord we om te verwijzen naar het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring worden omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om  de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin door te mailen naar  dpo.dwvg@vlaanderen.be . In het Engels is dat de data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat een decreet of de regering een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel  toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt, of als we u een voor- of een nadeel moeten toekennen zonder dat u daarvoor actie onderneemt.
Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin bereidt het beleid van de minister voor, evalueert het en ondersteunt de minister bij het aansturen en opvolgen van de beleidsuitvoering door de agentschappen. Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin voert beleidsuitvoerende taken uit, onder meer de subsidiëring van welzijns- en gezondheidsinfrastructuur en de inspectie ervan. Ook de opdrachten van de justitiehuizen behoren tot de dienstverlening van het Departement WVG.
Onze dienstverlening vindt u op onze internetpagina www.departementwvg.be 

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon.

Welke gegevens we concreet verwerken, is afhankelijk van de diensten die we aanbieden en verlenen. Meestal zijn het gegevens die we nodig hebben om te onderzoeken of u in aanmerking komt voor onze dienstverlening. Die gegevens zijn omschreven in de regelgeving over de dienst. Bij elke categorie van persoonsgegevens vindt u een verwijzing naar de regelgeving. Daarnaast verwerken we uw identificatiegegevens, zodat we onze dienst aan u kunnen verlenen.

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken twee manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen.

• We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.
• Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. Op de website van de privacycommissie vindt u een overzicht van de gevallen waarin wij gemachtigd zijn om gegevens op te vragen bij andere overheidsdiensten.

Wat zijn de grondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens indien de regelgeving ons de verwerking rechtstreeks oplegt of indien deze kadert in onze taken van algemeen belang zoals opgenomen in de regelgeving die u in bovenstaande tabel vindt. Als overheidsdienst mogen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken in het algemeen belang zoals die in die regelgeving is omschreven.
Het is mogelijk dat we gegevens verwerken voor niet-publiekrechtelijke taken als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten hebt, of als wij er een gerechtvaardigd belang voor hebben. We vermelden dan uitdrukkelijk op basis waarvan we die gegevens verwerken.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin ze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten.. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. Het is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden, die uw gegevens verwerken. We bezorgen uw gegevens aan die verwerkers, zodat ze de dienst in kwestie kunnen verlenen. We oefenen daar op elk moment controle uit. Met volgende categorieën van ontvangers werken we samen: verzekeraars, ICT-leveranciers, sociaal secretariaat, software-leveranciers, mailingdiensten… om de doeleinden uit te voeren.
Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.
Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken. Een overzicht van de gevallen waarin andere overheidsdiensten bij ons persoonsgegevens kunnen opvragen, vindt u de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

We geven uw gegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie of internationale organisaties. Dat zijn landen of organisaties die gevestigd zijn buiten het grondgebied van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein). We maken wel gebruikvan een cloudserviceprovider voor volgende categorieën: software-leveranciers, mailingdiensten, .... In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving. De cloudserviceprovider is opgenomen op de lijst van Amerikaanse ondernemingen die zich hebben aangesloten bij Privacy Shield.
We doen beroep op Google Analytics, hierbij worden analysecookies verzameld. In dit geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Om te weten welke acties we ondernemen om uw gegevens te beschermen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) via dpo.dwvg@vlaanderen.be .

Wat zijn uw rechten?

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.
U kunt de gegevens die we over u verwerken, altijd inkijken en, indien nodig, laten verbeteren. U kunt daarvoor contact opnemen met dpo.dwvg@vlaanderen.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.
U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden.
Daarnaast kan u ook bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens of vragen om een beperking van de verwerking.
Voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor u uw toestemming gegeven heeft, geldt dat u deze toestemming te allen tijde opnieuw kan intrekken. Deze intrekking doet echter geen afbreuk aan de verwerkingen die voorheen plaatsvonden op basis van de door u gegeven toestemming.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG) dpo.dwvg@vlaanderen.be. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

We zorgen er voor dat de persoonsgegevens goed beveiligd, bewaard en getransporteerd worden, en enkel ingekeken kunnen worden door de medewerkers die ze nodig hebben..

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.

Deze site bevat hyperlinks en verwijzingen naar websites van andere overheden, instanties en organisaties, en naar informatiebronnen die door derden worden beheerd. De Vlaamse overheid heeft over deze websites geen enkele vorm van controle en kan daarom geen enkele garantie bieden over de volledigheid of juistheid van de inhoud en over de beschikbaarheid van de websites en informatiebronnen. De Vlaamse overheid kan ook niet garanderen dat deze websites een privacy-beleid naleven overeenkomstig de AVG. We raden gebruikers dus aan dit zelf na te gaan door de privacy-clausules te raadplegen die op iedere website moeten voorkomen.

De Vlaamse overheid kan niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat door het gebruik van de website of van de op of via de website ter beschikking gestelde informatie. Dat geldt zonder enige beperking ook voor alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadigingen van uw apparatuur, programma's of andere gegevens op uw computersysteem. De Vlaamse overheid kan niet garanderen dat de site www.departementwvg.be volledig vrij van onderbreking is en niet door andere technische problemen wordt getroffen. Neem geen beslissingen op basis van de inhoud of functionaliteit die op www.departementwvg.be werd gevonden.