Hoe vraag ik de forfaitaire subsidies van de CORONA-compensatie aan?

  • U hoeft als WVG-voorziening die in aanmerking komt voor de CORONA-compensatie geen aanvraag in te dienen voor de forfaitaire subsidies.
  • De uitbetaling is in de loop van de maand juli gebeurd

Hoe vraag ik de bijkomende subsidies van de CORONA-compensatie aan?

LET OP: geen bijkomende subsidies als geen extra kosten heeft gemaakt
Als het bedrag van de forfaitaire CORONA-subsidie die u in juli/augustus van het VIPA heeft ontvangen al uw kosten dekt die u i.k.v. CORONA heeft gemaakt van 1/03/2020 t.e.m. 29/05/2020, dan komt u niet in aanmerking voor bijkomende subsidies.  Heeft u in die periode echter extra kosten gemaakt, dan kunt u wél een aanvraag indienen voor bijkomende subsidies van de CORONA-compensatie.

PROCEDURE

STAP 1: De aanvrager dient zijn aanvraag voor bijkomende subsidies in (het gaat hierbij steeds om meeruitgaven die de aanvrager gemaakt heeft)

  • De aanvrager dient zijn aanvraag voor bijkomende subsidie op elektronische wijze in via eVIPADit kan voor de residentiële WVG-voorzieningen t.e.m. 23/12/2020 en voor de ziekenhuizen (excl. de revalidatieziekenhuizen) t.e.m. 15/01/2021 (omwille van attestering bedrijfsrevisor). 
  • Voor residentiële WVG-voorzieningen (incl. revalidatieziekenhuizen), behalve algemene, universitaire en psychiatrisch ziekenhuizen, bevat deze aanvrag minstens volgende stukken:
    • een overzicht van de kosten (excelsjabloon residentiële WVG-voorzieningen) gemaakt van 1/03/2020 tot en met 29/05/2020
    • de facturen of stavingsstukken (zie ook 'specifieke gevallen' hieronder) die dateren van 1/03/2020 tot en met 29/05/2020 waaruit de kosten van de voorziening blijken.  De facturen en stavingstukken die dateren van ná 29/05/2020 kunnen alleen worden ingediend als de voorziening kan aantonen dat de bestelling vóór 29/05/2020 werd geplaatst. De voorziening kan er ook voor opteren om de facturen en stavingsstukken ter beschikking te houden. Ze dienen ook ter staving van het forfaitaire luik van de subsidie.
  • Voor algemene, universitaire en psychiatrische ziekenhuizen (excl. revalidatieziekenhuizen) bevat deze aanvraag minstens volgende stukken:
    • een overzicht van de kosten (excelsjabloon algemene, universitaire en psychiatrische ziekenhuizen) gemaakt van 1/03/2020 tot en met 29/05/2020
    • de facturen of stavingsstukken (zie ook 'specifieke gevallen' hieronder) die dateren van 1/03/2020 tot en met 29/05/2020 waaruit de kosten van de voorziening blijken.  De facturen en stavingstukken die dateren van ná 29/05/2020 kunnen alleen worden ingediend als de voorziening kan aantonen dat de bestelling vóór 29/05/2020 werd geplaatst. Het ziekenhuis kan er ook voor opteren om de facturen en stavingsstukken ter beschikking te houden. Ze dienen ook ter staving van het forfaitaire luik van de subsidie.
    • een attestering door de bedrijfsrevisor (zie ook 'Veelgestelde vragen bedrijfsrevisor'). 
      • Voor deze attestering kan de bedrijfsrevisor de volgende documenten van het IBR/ICCI gebruiken: 'Opdrachtbrief auditwerkzaamheden CORONA-compensatie' en'Verslag feitelijke bevindingen'.  Bedrijfsrevisoren hebben hierover een bericht van IBR ontvangen. 
      • Om de bedrijfsrevisor alsnog voldoende tijd te geven voor zijn/haar werkzaamheden stellen we de uiterste datum om uw aanvraag tot het bekomen van bijkomende CORONA-compensatie in te dienen uit naar vrijdag 15/01/2021.  Deze datum geldt enkel voor de ziekenhuizen, met uitzondering van de revalidatieziekenhuizen.  
      • De vergoeding van de bedrijfsrevisor kunt u mee opnemen in het overzicht van de meeruitgaven (U kiest daarvoor de blanco lijn bij de selectie van de uitgavenpost).
      • Als in het excelsjabloon 20 elementen of minder dan 20 in de lijst zijn opgenomen, zal de controle van de bedrijfsrevisor alle elementen betreffen.  Als in het excelsjabloon meer dan 20 elementen in de lijst zijn opgenomen, zal de controle van de bedrijfsrevisor voldoende elementen betreffen om een minimale dekkingsgraad van 80% van de ingediende bedragen te bereiken.
    • uitgaven m.b.t. tijdelijke infrastructuur worden enkel in aanmerking genomen als het betrokken ziekenhuis een verklaring kan toevoegen waarin de federale overheid expliciet bevestigt dat zij de uitgavenpost in kwestie niet geheel of gedeeltelijk ten laste neemt

Specifieke gevallen wat het respecteren van de wetgeving overheidsopdrachten betreft:
Wanneer voorzieningen afnemen van een opdracht (raamovereenkomst) van een aankoopcentrale, is het afhankelijk van de concrete modaliteiten wel mogelijk dat facturen op de naam van de concrete voorziening staan (bv. wanneer de betalingsmodaliteiten voorzien in een rechtstreekse facturatie aan en betaling door de afnemende voorziening).

Zijn er geen facturen op naam van de voorziening, dan kan het bewijs worden geleverd door:

  • een stuk dat aantoont dat ze binnen het toepassingsgebied van de opdracht (raamovereenkomst) vallen en dus terecht een beroep doen op de aankoopcentrale (bv. de omschrijving van het toepassingsgebied in het bestek van de opdracht of de machtiging van de voorziening om voor haar op te treden (sommige aankoopcentrales werken met uitdrukkelijke machtigingen, engagementen of akkoorden t.a.v. hun afnemers));
  • en de concrete bestelling(en) die de voorziening zelf rechtstreeks heeft gedaan bij de opdrachtnemer of waarvoor ze de aankoopcentrale vroeg een bestelling te doen.

Het is mogelijk dat moeder-/dochter-/zusterorganisaties opdrachten bij elkaar plaatsen zonder de regelgeving overheidsopdrachten toe te passen (onder de voorwaarden van artikel 30 van de wet inzake overheidsopdrachten). Daarbij gaat het enkel om opdrachten die ze bij elkaar plaatsen.

'In house' speelt niet t.o.v. contractspartijen van de moeder-/dochter-/zusterorganisatie. Voorbeeld: als moederorganisatie A een overheidsopdracht heeft met leverancier X, mag dochterorganisatie B (aparte rechtspersoon) niet zonder overheidsopdracht bestellen bij deze leverancier X met als verantwoording dat zij een verbonden entiteit van A is.

STAP 2: Het VIPA onderzoekt de aanvraag

  • Het VIPA onderzoekt de aanvraag formeel en inhoudelijk en vraagt zonodig bijkomende informatie op bij de aanvrager.

STAP 3: De leidend ambtenaar van het Departement WVG kent de bijkomende subsidies toe en het VIPA betaalt ze uit 

  • De leidend ambtenaar van het Departement WVG en het VIPA kent de bijkomende subsidie toe aan de aanvrager.
  • Het VIPA betaalt de bijkomende subsidie in één schijf ten laatste 2 maanden na de positieve beslissing aan de aanvrager uit.

CONTROLE EN SANCTIES

  • De bevoegde functionele entiteit en Zorginspectie oefenen toezicht uit op de naleving van de voorwaarden van deze CORONA-compensatie. De aanvrager verstrekt daarvoor de gevraagde inlichtingen of stukken.
  • De subsidie kunnen verminderd of teruggevorderd worden als:
    • de aanvrager de voorwaarden voor het krijgen van de CORONA-subsidies niet naleeft
    • uit toezicht blijkt dat de subsidie een overcompensatie is ten opzichte van de kosten, die de aanvrager mag indienen voor de CORONA-compensatie