Voor de voorzieningen van het algemeen welzijnswerk geldt de klassieke financieringsprocedure. Deze bestaat uit 1 fase: namelijk de goedkeuring van het masterplan.

Masterplan en subsidiebelofte

De aanvraag tot goedkeuring van het masterplan en tot het verkrijgen van de subsidiebelofte gebeurt voor de voorzieningen uit de sector algemeen welzijnswerk steeds in één beweging.

Het masterplan omvat enerzijds een globale en beschrijvende schets met kostenraming van de door de initiatiefnemer geplande infrastructuur, met de uitvoeringstermijnen en een financieel plan. Anderzijds omvat het dossier een verder uitgewerkt projectplan waarvoor de eigenlijke subsidiebelofte wordt aangevraagd.

Het aanvraagdossier bezorgt u in twee exemplaren aan het VIPA.

Aanvraag tot goedkeuring masterplan en subsidiebelofte opstarten

Als u een masterplan bij het VIPA wil opstarten, neemt u contact op met de teamverantwoordelijke van het team dossierbeheer. Hij duidt een correspondent van het Team Dossierbeheer aan die instaat voor een eerste begeleiding. en contactmoment.

U krijgt uitleg over de procedure, de samenstelling van het dossier, subsidiebedragen, enzovoort. De correspondent is het aanspreekpunt en hij/zij staat in voor de volledige administratieve opvolging van het dossier.

Tijdens dit eerste contactmoment wordt ook een adviseur van het bouwtechnisch team aangeduid. Deze zal in een volgende fase het kader van de technisch-financiële planning bespreken en uitleg geven over de objectieve beoordelingscriteria die als basis fungeren bij het opstellen en beoordelen van het masterplan.

In de verdere opmaak van het masterplan is er regelmatig feedback en zijn er overlegmomenten tussen u en de bouwtechnisch adviseur. Er is ook voorzien dat het ontwerp van plan wordt voorgelegd aan de inspecteurs, de ingenieurs en de collega’s van de functionele agentschappen waarbij de plannen worden afgetoetst aan de regelgeving inzake erkenning en VIPA.

Vanaf het moment dat het plan wordt ingediend, verloopt de procedure volgens vaste doorlooptijden.

Na indiening van het plan kijkt de correspondent na of alle formele stukken in het dossier aanwezig zijn en bezorgt u binnen de 14 dagen een ontvangstbewijs en zo mogelijk een bewijs van ontvankelijkheid. Als er stukken ontbreken, kan het dossier niet ontvankelijk worden verklaard en vragen wij de ontbrekende stukken op.

Advies verlenen

Binnen de 10 dagen na datum van ontvankelijkheid stuurt het VIPA het plan ter evaluatie door naar het functioneel agentschap, de financieel deskundige van het VIPA en de bouwtechnisch adviseurs van VIPA.

Zij hebben 60 dagen tijd om een evaluatienota op te stellen en te bezorgen aan het VIPA. Ook hier fungeert de correspondent als contactpersoon en worden alle stukken aan hem/haar bezorgd.

Het masterplan vormt samen met de 3 evaluatienota’s van het plan het dossier dat wordt geagendeerd op de coördinatiecommissie. Zij beoordelen het plan op basis van objectieve criteria en bepalen het bedrag van de subsidiebelofte. 

Beslissing minister - subsidiebelofte

Als de minister het masterplan goedkeurt, verleent ze de initiatiefnemer een subsidiebelofte. Met het verlenen van de subsidiebelofte krijgt de initiatiefnemer zekerheid over het subsidiebedrag voor zijn infrastructuurproject. Op dat moment wordt het bedrag voor het project ook daadwerkelijk vastgelegd binnen het VIPA-budget.

De subsidiebelofte is twee jaar geldig. Een aanvraag voor een subsidiebeslissing moet dus binnen twee jaar na het toekennen van de subsidiebelofte bij het VIPA ingediend worden, anders vervalt de subsidiebelofte.

Wijziging subsidiebelofte

Zodra de subsidiebelofte verleend werd, heeft de initiatiefnemer in principe de zekerheid dat hij zijn project zal kunnen realiseren. Het bedrag van de subsidiebelofte kan nog gewijzigd worden op het moment dat een subsidiebeslissing voor een bepaalde projectfase of voor het geheel verleend wordt.

Het bedrag kan aangepast worden:

• bij een gewijzigde bouwindex, als de subsidiebeslissing verleend wordt in een ander jaar dan het jaar waarin de subsidiebelofte werd verleend. Het deel van de totale subsidiebelofte dat betrekking heeft op de projectfase waarvoor de subsidiebeslissing verleend wordt, wordt dan aan de nieuwe index aangepast;
• bij gewijzigde BTW-tarieven op het moment dat de subsidiebeslissingen worden verleend;
• bij onvoorzienbare omstandigheden: uitzonderlijk en op basis van een sluitende verantwoording, kan bovendien een aanvullende subsidiebelofte verleend worden als men aantoont dat door omstandigheden die normalerwijze door de initiatiefnemer niet konden gekend of voorzien worden, een verhoging van de kostenraming onafwendbaar is;
• bij gewijzigde regelgeving: een aanvullende subsidiebelofte kan tot slot nog toegekend worden, als de regelgeving waaraan de infrastructuur moet voldoen, wijzigt én die wijziging een rechtstreekse invloed heeft op de kostenraming, of als één der controlerende instanties (brandweer, gezondheidsinspectie;
• als stedenbouw, milieuvergunningen, enz. bijkomende opmerkingen formuleren waardoor de kostenraming onvermijdelijk verhoogt.

Deze mogelijke aanpassingen gebeuren onder de vorm van een aanvullende subsidiebelofte die tegelijk met een subsidiebeslissing verleend kan worden. Na de goedkeuring van de subsidiebeslissingen kan het globale vastgelegde subsidiebedrag niet meer verhoogd worden.

Wat niet?

Posten of artikels die uit vergetelheid niet opgenomen zijn in de initiële raming, komen in geen geval in aanmerking om het vastgelegde bedrag van de subsidiebelofte te herzien.

Vermindering bedrag subsidiebelofte?

Bij verbouwingswerken en in het geval van afzonderlijke uitrusting en meubilair, kan het bedrag van de subsidiebelofte wel nog verminderd worden op het moment van de eindafrekening, als het uitvoeringsbedrag lager uitvalt dan de kostenraming waarop het VIPA zich heeft gebaseerd voor de berekening van het initiële bedrag van de subsidiebelofte.

De aanvraag tot aanvullende subsidiebelofte bevat alle elementen die wijzigen ten aanzien van het initieel ingediende dossier voor subsidiebelofte.

Subsidiebeslissing

Binnen de twee jaar nadat u de subsidiebelofte hebt verkregen, moet de aanvraag tot subsidiebeslissing te volgen. Het gaat om de verdeling van de subsidiebelofte over de projectfasen. Er zijn maximaal vier projectfasen waarvoor de subsidiebeslissing kan worden aangevraagd:

1. projectfase 1: ruwbouw (funderingen, ruwbouw, buitenschrijnwerk, dakwerken, ...);
2. projectfase 2: technische uitrusting (elektriciteit, sanitair, centrale verwarming, lift, ...);
3. projectfase 3: afwerking (vloeren, schilderwerk, binnenschrijnwerk, ...);
4. projectfase 4: uitrusting en meubilering (medische uitrusting, meubels, ...).

De aanvraag tot subsidiebeslissing kan gebeuren voor elke projectfase afzonderlijk of voor bepaalde projectfasen samen. Het aanvraagdossier wordt ingediend in 1 exemplaar. Van de algemene plannen vragen we 2 exemplaren.

Nadat u de subsidiebeslissing heeft ontvangen, moet u binnen 240 kalenderdagen een eerste opdracht van het project of van de betreffende projectfase toewijzen. 

Voordat het bevel tot aanvang van de werken kan gegeven worden, moet de initiatiefnemer een gunningsverslag (met vermelding van de geselecteerde aannemer en het toewijzingsbedrag) aan het VIPA te bezorgen. Wilt de initiatiefnemer daarenboven een gunningsadvies (vrijblijvend, niet verplicht) van het VIPA, dan moet hij een gunningsdossier samen te stellen en voor advies aan het VIPA voor te leggen, voordat er kan toegewezen worden.

Documenten subsidiebeslissing

Gunning

Nadat de initiatiefnemer de subsidiebeslissing heeft ontvangen, moet hij binnen 240 kalenderdagen een eerste opdracht van het project of van de betreffende projectfase toewijzen. Op verzoek van de initiatiefnemer, gesteld binnen die termijn, kan die termijn verlengd worden in geval van overmacht.

De initiatiefnemer is evenwel niet verplicht een gunningsadvies aan het VIPA te vragen. U kan zelf kiezen of u dit doet of niet.

Wel of geen advies

Wél advies

Voordat de opdrachten kunnen toegewezen worden, kan de initiatiefnemer een gunningsdossier samenstellen en samen met het ingevulde sjabloon voor advies aan het VIPA voorleggen. De initiatiefnemer vult op dit sjabloon de basisgegevens van de aanbesteding in.

De initiatiefnemer bezorgt het VIPA hiervoor de volgende documenten:

• het proces-verbaal van de opening van de inschrijvingen;
• een afschrift van alle biedingen;
• het gunningsverslag (deze gegevens voert u in het voornoemde sjabloon in);
• de door de initiatiefnemer gemotiveerde keuze van de aannemer of leverancier;
• het lastenboek.

Het VIPA onderzoekt dan of de gunningsprocedure in overeenstemming is met de principes op de wet op de overheidsopdrachten. Het VIPA bezorgt dit advies binnen een termijn van 30 kalenderdagen aan de initiatiefnemer, te rekenen vanaf de ontvangst van alle volledige stukken. 

Geen advies

Als de initiatiefnemer het advies van het VIPA over de gunningsprocedure niet vraagt, bezorgt hij het VIPA via het ingevulde sjabloon de gegevens van het gunningsverslag voor het bevel van aanvang der werken of voor de bestelling van de leveringen gegeven is.

Conformiteit wet overheidsopdrachten

Conform

Als de gunningsprocedure conform de wet op de overheidsopdrachten is gevoerd, kan de initiatiefnemer de gunningsopdracht toewijzen. In een volgende fase kan de initiatiefnemer een aanvraag tot betaling of vereffening indienen.

Niet conform

Als de gunningsprocedure niet conform de wet op de overheidsopdrachten is gevoerd:

• vervalt de subsidiebelofte als het een totaalproject of de eerste projectfase gaat;
• vervalt het recht op subsidies voor de betrokken projectfase als het over de tweede of een volgende projectfase gaat.

Voor meer informatie over de gunning en het gunningsadvies, kan u steeds contact opnemen met uw correspondent of bouwtechnisch adviseur.

Vereffening

Het VIPA betaalt of vereffent de investeringssubsidies per projectfase. Voor de projectfasen 1, 2 en 3 (ruwbouw, technische uitrusting en afwerking) ontvangt u telkens 4 schijven:

1. eerste schijf van 30% bij aanvang van de werken;
2. tweede schijf van 30% na realisatie van 50% van de werken;
3. derde schijf van 30% na realisatie van 75% van de werken;
4. vierde schijf van 10% bij voorlopige oplevering van de werken.

Het is mogelijk om de uitbetaling van meerdere projectfasen en/of meerdere schijven gelijktijdig aan te vragen bij het VIPA. 

De uitbetaling van projectfase 4 (uitrusting en meubilering) gebeurt in 1 schijf:

• na de goedkeuring van de leveringen door het VIPA;
• nadat de initiatiefnemer het proces-verbaal van voorlopige oplevering, alsook de eindafrekening bezorgd heeft aan het VIPA.

De uitbetaling voor aankoop:

De investeringssubsidie voor aankoop wordt betaald binnen 40 kalenderdagen na het versturen van de subsidiebeslissing. Is de subsidiebeslissing gegeven na overlegging van een aankoopbelofte, dan wordt de investeringssubsidie betaald binnen 40 kalenderdagen nadat de eigenlijke aankoopakte werd overgelegd.

Documenten - vereffening