De aanvraag

Na een projectoproep van het VIPA kunt u investeringssubsidies aanvragen. U dient uw aanvraagformulier, samen met uw visienota en de bijhorende bijlagen, digitaal in op preventieagressie.vipa@vlaanderen.be. 

NOOT:

• Sla het aanvraagformulier eerst op op de harde schijf van je computer (bvb.: je bureaublad) voor je het opent.
• Klik in het document ‘aanvraagformulier’ altijd op 'inhoud inschakelen' om de macro's in het document te doen werken, Vul enkel de gele cellen in.
• Stuur dit document ondertekend in een excel-format (geen PDF!) terug naar het VIPA.

Voor de functie spoed hoeft u niet alle rubrieken van het aanvraagformulier en de visienota in te vullen. U vindt hierover alles terug in beide documenten. 

Binnen de 2 maanden nadat u uw aanvraag heeft ingediend, ontvangt u van het VIPA een ontvangstbewijs met de vermelding of uw aanvraag al dan niet ontvankelijk is (alle nodige documenten zitten in de aanvraag).

U kunt deze aanvraag ook gezamenlijk indienen voor een gemeenschappelijk project met verschillende voorzieningen. In dat geval wijst u één van de aanvragers aan als hoofdaanvrager en sluit u onderling een samenwerkingsovereenkomst. 

De beoordeling

De beoordelingscommissie, die uit het VIPA en de bevoegde functionele entiteit bestaat, toetst de ontvankelijke aanvragen aan de volgende beoordelingscriteria :

1. de functionele aspecten: de manier waarop het project past in het beleid en de visie van de aanvrager;
2. de kwaliteit van het project m.b.t. het preventieve karakter van de voorgestelde maatregelen, de meerwaarde voor de gebruikers en de doelgerichtheid;
3. de kwaliteit van de uitwerking van het project, onder meer op het vlak van comfort, privacy, veiligheid, huiselijkheid, duurzaamheid, vernieuwend karakter en kostenraming;
4. de procesmatige aanpak, onder meer op het vlak van gedragenheid van het project, betrokkenheid van gebruikers, multidisciplinaire aanpak en eventuele samenwerkingsverbanden.

Het VIPA en de functioneel bevoegde agentschappen maken samen een advies op, met vermelding van het voorgestelde subsidiebedrag. Hierbij houden ze bij hun beoordeling rekening met de beschikbare begrotingskredieten en maken zo nodig een chronologische rangschikking op, te beginnen met de aanvragen voor de herinrichting van bestaande binneninrichting.

NOOT:

• aanvragen die door het VIPA als onvoldoende kwaliteitsvol zijn beoordeeld, kunnen bij een eerstvolgende oproep in herwerkte en vervolledigde vorm opnieuw worden ingediend.
• aanvragen die door de rangschikking ervan niet passen binnen de beschikbare middelen, worden bij een eerstvolgende oproep weer in de hernieuwde rangschikking opgenomen in de chronologische volgorde van de ontvankelijkheid ervan.

De adviseurs van het VIPA en van de functionele entiteiten kunnen nog bijkomende informatie opvragen.

De beslissing

Na advies van de Inspectie van Financiën legt het VIPA het dossier binnen 3 maanden na de ontvankelijkheidsdatum van de aanvraag, voor aan de minister die beslist over de toekenning van de investeringssubsidie.

De realisatietermijn

Als het project binneninrichting of uitrusting betreft, moet de aanvrager het binnen 2 jaar nadat hij de beslissing tot toekenning van de investeringssubsidie heeft ontvangen, voltooid hebben. Als het project niet binnen de 2 jaar voltooid is, vervalt deze subsidie.
In geval van overmacht kan de aanvrager, mits gemotiveerd verzoek een verlenging van maximaal 2 jaar aanvragen. De voormelde termijn kan, op gemotiveerd verzoek van de aanvrager, door het Fonds met maximaal 2 jaar worden verlengd in geval van overmacht. Alleen de minister kan een verdere verlenging toestaan.

De betaling

De uitbetaling van de subsidies kan gebeuren als het VIPA alle facturen van het project heeft ontvangen en dit maximaal 6 maanden na de uiterste realisatiedatum. Het VIPA betaalt de investeringssubsidie in 1 keer uit.

De aanvraag tot uitbetaling bevat de volgende stukken:

• een overzicht van de gemaakte kosten, met in voorkomend geval een verschil van de effectieve kosten en de kostenraming uit het aanvraagdossier;
• alle facturen;
• een verslag, onder meer aan de hand van beeldmateriaal van het gerealiseerde project. 

Als het eindbedrag van de gemaakte kosten lager is dan de kostenraming uit de aanvraag, past het VIPA het subsidiebedrag aan de uiteindelijk gemaakte kosten aan.

De zelfevaluatie

De aanvrager maakt een zelfevaluatie van het project vanaf 1 jaar tot maximaal 2 jaar na ingebruikname via een survey:

• met algemene vragen over het project: https://nl.surveymonkey.com/r/33BW9LJ  
• met vragen per deelproject: https://nl.surveymonkey.com/r/BGQ6XJV