In het kalenderjaar dat voorafgaat aan de ingebruikname van het project of desgevallend het projectdeel kan de aanvraag tot opstartbeslissing voor het toekennen van het strategisch forfait worden ingediend. Dus ten vroegste vanaf 1 januari van het jaar vóór het jaar van ingebruikname van de infrastructuur en ten laatste op 31 december van het jaar voorafgaand aan het jaar van de ingebruikname kan de opstartbeslissing worden aangevraagd.

De aanvrager van de opstartbeslissing bezorgt de ondertekende notulen van de raad van bestuur met de beslissing om het strategisch forfait aan te vragen en met de geplande datum van ingebruikname. Nadat de exploitatie van de infrastructuur werd opgestart, wordt de opstartdatum onmiddellijk meegedeeld aan VIPA/uw dossierbehandelaar. Tevens wordt aan het VIPA het stuk bezorgd waaruit blijkt dat de aanvrager over een genotsrecht beschikt. Als volgens het gemeen recht een authentieke akte vereist is, betreft het een authentieke akte, anders betreft het een geregistreerde onderhandse akte.

Bij mededeling van de opstartdatum en bezorging van het genotsrecht aan VIPA, kan de opstartbeslissing worden toegekend en kan het strategisch forfait uitbetaald worden.

Volgende stukken worden tijdens de duur van de werken elektronisch bezorgd aan het Fonds:

Nr Dossierstuk Meer info Naamgeving document
 

Een verslag met een overzicht van de wijze waarop de aanvrager tegemoetgekomen is aan de opmerkingen, vermeld bij akkoord strategisch forfait, en minstens jaarlijks een verslag over alle wijzigingen ten opzichte van de aanvraag van het akkoord strategisch forfait, zowel op bouwfysisch, bouwtechnisch, conceptueel als functioneel vlak;

Alle type wijzigingen worden gemotiveerd.

Bij planwijzigingen, worden de plannen met aanduiding van de wijzigingen toegevoegd als bijlage aan het verslag, of wordt een extract van de plannen aan het verslag toegevoegd.
 
2 Overzicht van de uitgevoerde en geplande werkzaamheden Een korte nota met een stand van zaken van de werf op het vlak van uitvoering van de werken per perceel. Dit wordt geïllustreerd met beeldmateriaal van de werf.
  • 2.PlanningWerf_Naam voorziening
3 de planning van de ingebruikname van de infrastructuur die met het project of, in voorkomend geval, per projectonderdeel wordt gerealiseerd  
  • 3.PlanningIngebruikname_Naam voorziening

De aanvrager houdt de volgende stukken ter beschikking of bezorgt die stukken aan het Fonds als dat daarom verzoekt:

4 Overzicht van de gunningen
 		 Een overzicht van de gunningen, opgemaakt op basis van een model dat door het Fonds wordt ter beschikking gesteld
 
5

Een geactualiseerd programma van eisen op het vlak van comfort en gebruik van energie, water en materialen.

 Dit is een actualisatie van het initieel programma van eisen uit het aanvraagdossier van de subsidiebelofte. Mogelijke wijzigingen worden aangeduid en opgenomen in het verslag (stuk 1) met bijhorende motivatie voor die wijziging.
 

Dossiers ontvankelijk vanaf 1/09/2021 dienen onderstaande versie van het PVE in:

U kunt het PVE en de aanvinklijst aan elkaar koppelen (zie instructies in documenten PVE en aanvinklijst).

Dossiers ontvankelijk tot en met 31/08/2021 dienen onderstaande versie van het PVE in:
6

Documenten ter staving van het duurzaam bouwen
  • Een actualisatie van de aanvinklijst duurzaam bouwen op basis van een model dat ter beschikking wordt gesteld door het Fonds;
  • Studies of adviezen ter ondersteuning van de aangeduide criteria duurzaam bouwen, waaronder een document ter staving van de energieprestatieregelgeving (EPB).  

Dossiers ontvankelijk vanaf 1/09/2021 dienen onderstaande versie van de aanvinklijst in:

U kunt het PVE en de aanvinklijst aan elkaar koppelen (zie instructies in documenten PVE en aanvinklijst).

Dossiers ontvankelijk tot en met 31/08/2021 dienen onderstaande versie van de aanvinklijst in:
7 Een geactualiseerd evaluatieformulier
  • een kostenraming van het project, per kostensoort, per bed, plaats of eenheid, en ten minste opgedeeld in de volgende vier onderdelen: ruwbouw, technische uitrusting, afwerking, losse uitrusting en de meubilering, waarbij de raming altijd exclusief btw en algemene onkosten is:
  • de geraamde bouwkosten per m², per kostensoort en per bed, plaats of eenheid;
  • de bruto- en netto-oppervlakteoverzichten. De bruto-oppervlakteberekening betreft een overzicht van de bestaande en toekomstige functionele oppervlakte van de aanvrager. Het overzicht van de netto-oppervlakten betreft een lijst van de netto-oppervlakten van de functionele ruimten van het project;
8 Het bewijs dat de integrale toegankelijkheid wordt gegarandeerd

Aantonen dat bij het ontwerp en de uitvoering werd rekening gehouden met het advies over de integrale toegankelijkheid verstrekt door Toegankelijk Vlaanderen:

  • Het advies van Toegankelijk Vlaanderen op de plannen
  • Nota met duiding welk gevolg werd gegeven aan de opmerkingen in het advies van Toegankelijk Vlaanderen
  • 8a.AdviesToegankelijkheid_Naam voorziening
  • 8b.NotaToegankelijkheid_Naam voorziening
9 De bestekken De bestekken van de verschillende percelen van de aanbestedingen van de werken en leveringen  
10 Het gunningsdossier per aanbesteding
 
  1. het proces-verbaal van de opening van de inschrijvingen;
  2. alle biedingen;
  3. de verslagen van de controle van de biedingen;
  4. de door de aanvrager gemotiveerde keuze van de aannemer of leverancier.