U bezorgt de aanvraag tot vereffening uitsluitend in een digitale versie aan het VIPA. Om de dossierbehandeling vlot te laten verlopen, slaat u de documenten op volgens de naamgeving zoals aangegeven na elk document. De naam van de voorziening wordt steeds vermeld in de naamgeving van het bestand. Alle bestanden worden aangeleverd in pdf- of word-formaat, tenzij anders vermeld.

Voor ruwbouw, technische uitrusting en afwerking:

Voor de eerste schijf:

Wat Naam document - opslaan als Meer info
Het aanvangsbevel van het werk 1. S1_Aanvangsbevel_Naam voorziening.pdf  
n voorkomend geval, het bewijs van borgstelling van de aannemer 2. S1_Borgstelling_Naam voorziening.pdf  
De eerste vorderingsstaat en de eerste factuur 3. S1_Vordering en factuur_Naam voorziening.pdf  

Voor de tweede schijf:

Wat Naam document - opslaan als Meer info
De vorderingsstaat en de facturen die aantonen dat 50% van de werken zijn uitgevoerd 1. S2_Vordering en factuur_Naam voorziening.pdf  

Voor de derde schijf:

Wat  Naam document - opslaan als Meer info
De vorderingsstaat en facturen die aantonen dat 75% van de werken zijn uitgevoerd 1. S3_Vordering en factuur_Naam voorziening.pdf  

Voor het saldo:

Wat Naam document - opslaan als Meer info
Het proces-verbaal van voorlopige of definitieve oplevering 1. EA_PV Oplevering_Naam voorziening.pdf  
De eindafrekening 2. EA_Eindafrekening_Naam voorziening.pdf  
Een overzicht van de uitgevoerde werken 3. EA_Overzicht_Naam voorziening.pdf Een overzicht van de uitgevoerde werken, vertrekkende van de goedgekeurde bieding, en de vermelding van alle wijzigingen en herzieningen.
De eindstaat van elk perceel 4. EA_Eindstaat nummer perceel_Naam voorziening.pdf  
Het bewijs van betaling van het geïntegreerde kunstwerk 5. EA_Bewijs betaling kunstwerk_Naam voorziening.pdf Het bewijs van betaling van het in het bouwwerk geïntegreerde kunstwerk in geval van toepassing van de regelgeving houdende integratie van kunstwerken in gebouwen van openbare diensten en daarmee gelijkgestelde diensten en van door de overheid gesubsidieerde inrichtingen, verenigingen en instellingen die tot de Vlaamse Gemeenschap behoren.
Het ingevulde en ondertekende formulier gegevens geïntegreerde kunstwerken 6. EA_Gegevens kunstwerk_Naam voorziening.doc  
Een evaluatieverslag duurzaam bouwen of een recent energieprestatie-certificaat 7. EA_Evaluatieverslag_Naam voorziening.pdf  
Een akkoordbrief definitief programma van eisen 8. EA_Akkoordbrief_Naam voorziening.pdf  
De datum van ingebruikname van de met VIPA-subsidies gerealiseerde infrastructuur    

Voor aanvragen waarvan de subsidiebelofte verleend is nà 18/12/2011 voegt u volgend document toe:

Controle van de verwantschapsband 9. Controle verwantschapsband_Naam voorziening.pdf

Indien de aanvrager de enige eigenaar is van de grond waarop het project wordt uitgevoerd en de enige houder van alle zakelijke rechten op deze grond
OF 
In de andere gevallen, de (mede)eigenaar(s) van deze grond en/of de (mede)houder(s) van de zakelijke rechten op deze grond geen natuurlijke persoon en/of geen handelsvennootschap met rechtspersoonlijkheid (als vermeld in artikel 2, § 2 van het Wetboek van Vennootschappen) is/zijn: Verklaring op erewoord_verwantschapsband.

In de andere gevallen:

  • De laatst goedgekeurde jaarrekening van de eigenaar van de grond en de houder van de zakelijke rechten op de grond, als die niet neergelegd hoeft te worden bij de Nationale Bank van België;
  • De laatste goedgekeurde jaarrekening van de bestuurders met rechtspersoonlijkheid in de raad van bestuur van de aanvrager, als die niet neergelegd hoeft te worden bij de Nationale Bank van België;
  • De laatste goedgekeurde jaarrekening van de bestuurders met rechtspersoonlijkheid in de raad van bestuur van de eigenaar van de grond en van de houder van de zakelijke rechten op de grond, als dien niet neergelegd hoeft te worden bij de Nationale Bank van België;
  • Een verklaring waarvan het origineel ondertekend is door de voltallige raad van bestuur van de eigenaar van de grond en van de houder van de zakelijke rechten op grond enerzijds, en de aanvrager anderzijds, dat er geen ongeoorloofde verwantschapsband bestaat tussen de eigenaar van de grond en de houder van de zakelijke rechten op de grond van de aanvrager.

Voor uitrusting en meubilering:

Wat  Naam document - opslaan als Meer info
Het proces-verbaal van voorlopige oplevering 1. Pf4_PV Oplevering_Naam voorziening.pdf  
De eindafrekening 2. Pf4_Eindafrekening_Naam voorziening.pdf  

De aanvraag voor uitrusting en meubilering, voor bijzondere uitrusting of voor oprichtingskosten gebeurt voor het volledige bedrag (niet in schijven zoals bij de projectfasen 1, 2 en 3).

In geval van aankoop

Wat Naam document - opslaan als Meer info
De aankoopakte 1. AK_Aankoopakte_Naam voorziening.pdf  

De aanvraag voor aankoop gebeurt voor het volledige bedrag (niet in schijven zoals bij de projectfasen 1, 2 en 3).